Nicht nur im Privatleben wird der Hashtag „Bleib daheim" immer häufiger verwendet. In der aktuellen Ausnahme-Situation durch Covid-19, haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter in das Homeoffice geschickt. Arbeiten von zu Hause – klingt für viele zunächst einmal gut. Dabei stellt diese Art des Arbeitens jedoch eigene Herausforderungen an jeden von uns. Die Umstellung der Organisation, Struktur und der Arbeitssituation kann uns zunächst aus dem Konzept bringen. Damit wir nicht aus dem Gleichgewicht geraten, haben wir folgende Tipps gesammelt, wie das Homeoffice gemeistert werden kann.

1. Einen Arbeitsplatz herrichten

Richte dir einen Platz ein, an dem du ungestört deinen Aufgaben nachgehen kannst. Egal, ob auf einem Schreibtisch, auf dem Esstisch oder in der Küche. Hauptsache du hast Platz für deinen Laptop oder deine Unterlagen und du kannst diese dort länger liegen lassen.

2. Eigenverantwortung übernehmen

Ein Vorteil des Homeoffice ist es, das du ruhig und ungestört für dich arbeiten kannst. Keine Kollegen, die dich ablenken könnten oder Chefs, die nach dem Status des Projektes fragen. Somit fällt jedoch der „Kontroll-Mechanismus“ für uns selbst weg. Wir sind komplett selbst für uns, unsere Aufgaben und wie wir diese machen verantwortlich. Daran müssen wir uns zunächst gewöhnen. Beherzigen wir aber die kommenden Tipps, so wird die Selbstführung zum Kinderspiel.

3. Homeoffice-Platz aufräumen

Je mehr Ordnung auf unserem Platz herrscht, desto konzentrierter können wir arbeiten. Jeder Gegenstand, der nicht für die Arbeit gebraucht wird, ist eine potenzielle Ablenkung. Lassen wir uns also nicht von Kleinigkeiten von den wichtigen Dingen ablenken.

4. Einen Tagesplan einrichten

Wir wissen zwar meistens, was für Aufgaben und Deadlines anstehen, wissen aber oft nicht, wann wir was machen sollen. Ein Tagesplan kann dabei helfen. Den Tag beginnen wir damit, alle Tasks und Aufgaben, mit ihrer Prio und Deadline zu notieren. Anhand dieser Liste können wir schon erkennen, was für den heutigen Tag ansteht. Im nächsten Schritt planen wir für die Task die benötigte Zeit ein. Wie lange brauchen wir für die wichtigste Aufgabe? Wie viel Zeit habe ich für die nächsten Aufgaben? Kann ich kleinere Aufgaben einschieben?

Hilfreich bei der Planung ist es, sich ein Ziel für den Tag zu setzen: Was möchte ich heute schaffen / erreichen?

5. Pausen machen

Wir Menschen sind keine Maschinen. Und weil das so ist brauchen wir, um produktiv arbeiten zu können, immer wieder Pausen. Pausen für die Gedanken und unseren Körper. Im Homeoffice, wo die Kollegen nicht auf die Mittagspause hinweisen, kann es häufiger vorkommen, dass die Zeit an uns vorbeizieht und wir Pausen „vergessen“. Deshalb kann es wichtig werden, sich feste Pausen zu setzen.

Dafür gibt es verschiedene Methoden. Je nach Präferenz können wir uns feste Zeiten im Tagesplan einteilen, oder einen Rhythmus wie z.Bsp.: 50 Minuten Arbeite, 10 Minuten Pause. Je nach anstehenden Tasks und unsere Art zu arbeiten ist eine andere Methode vorteilhafter. Wichtig ist nur, dass wir Pausen machen. Innehalten, Durchatmen und Weitermachen.

Das Homeoffice - mit diesen Tipps keine Herausforderung mehr

6. Mit Kollegen / Team kommunizieren

Im Homeoffice ist jeder für sich und wir kriegen nicht mehr viel von unseren Kollegen mit? Nur wenn wir das zulassen. Die Kommunikation mit unseren Kollegen und dem Team findet zwar weniger häufig statt (aus den Augen aus dem Sinn), wird aber nicht weniger wichtig. Möglichkeiten zum Austausch gibt es mittlerweile genügend. Bilden wir ab, dass wir weiterhin offen zur Kommunikation sind, und immer ein offenes Ohr haben. Egal ob wir uns fest vornehmen an dem Tag mit bestimmten Kollegen zu telefonieren, oder ob wir einfach per Chat nach dem Befinden fragen – bleiben wir sozial und informiert.

7. Status / Updates einholen

Als Führungskraft, Projektleiter oder Teamleader kann das Homeoffice anspruchsvoller werden. Es ist leider nicht möglich bei den Kollegen, dem Team physisch vorbeizuschauen und nach dem aktuellen Stand zu fragen. Hier ist verstärkt unsere Organisationsfähigkeit und Kommunikation gefragt. Um immer up-to-date mit seinem Team oder dem Projekt zu sein, kann es helfen, regelmäßig den Status einzuholen. Je nach Projekt/ Tätigkeit können wir ein Update von den einzelnen Kollegen in festen Abständen erfragen oder einen moderierten Team-Call planen. Wichtig ist nur: Die Kommunikation muss weiterhin stattfinden. Wenn nicht im Büro, dann digital in der Video-Konferenz.

8. Motivation durch Ziele

Warum ein Ziel für den Tag wichtig ist, steht bereits oben. Warum ein Ziel weiterhin wichtig ist, ist unsere eigene Motivation. Können wir uns mit einem Ziel identifizieren, so steigt unsere Motivation. Damit wir am Ball bleiben, können wir uns immer wieder die Frage beantworten: Warum mache ich das? Und wofür mache ich das? Was ist das kurzzeitige Ziel, was das Langfristige?

Ist uns dies bewusst, so haben wir ein weitaus größere Motivation im Homeoffice, als jene, die von der Anwesenheit des Chefs im Büro ausgeht.

9. Blockaden lösen

Es passiert immer mal wieder: Wir stecken gedanklich fest, finden keine Lösung, oder hängen an einem Problem.

Stehen wir akut vor einer Blockade, so ist es wichtig den Grund dafür zu erkennen und diese dann so zu lösen. Dafür können wir die Hilfe von Kollegen über einen Anruf einholen. Sind alle gerade beschäftigt oder nicht erreichbar, so kann es helfen, die Aufgabe zunächst liegen zu lassen und etwas anderes machen. Entfernen wir uns gedanklich von einem Problem und gehen nach einer Weile mit frischen Augen ran, kann in manchen Fällen auch die Lösung sein.

10. Tagesabschluss

Schließen wir einen Arbeitstag ab, so bedeutet das für manche, einfach den PC / Laptop auszuschalten und vom Platz aufzustehen. Wer sich jedoch den nächsten Tag einfacher gestalten will und gleichzeitig mental abschließen will, erledigt davor noch eine Sache: einen Tagesabschluss.

Was haben wir heute geschafft? Haben wir unser Tagesziel erreicht? Was ist auf der Strecke geblieben? Was steht somit für morgen an? Was war positiv, was negativ? Was machen wir somit anders?

Die Antworten auf diese Fragen setzen nicht nur ein Teil des kommenden Tagesplans, sondern führt uns in die Selbstreflexion. Gleichzeitig können wir mental mit dem Tag abschließen und am nächsten Tag wieder frisch beginnen.  

Befolgen wir diese Tipps, so bringen wir wieder Struktur und Organisation in unseren Ablauf. Stellen wir uns der Herausforderung des Homeoffices an unsere Selbstführung, und entdecken vielleicht sogar noch unbekanntes Potenzial in uns selbst.

Wir vom ondojo-Team hoffen ihr bleibt gesund und wünschen euch viel Kraft und Mut in dieser verrückten Zeit. Gemeinsam schaffen wir das.