Agilität ist Mobilität. Und Bewegung soll Spaß machen. Vieles spricht dafür, auf das agile Management zu setzen. Doch wie genau machen wir das?

Höher, schneller, weiter - Unsere Welt bewegt sich immer rascher. Um mit dieser Geschwindigkeit mitzuhalten, strukturieren sich Unternehmen um. Das agile Management ist ein Ansatz, der besonders die wachsende Digitalisierung meistern soll.

Auswirkungen sind: Kreativität, erhöhte Flexibilität und verkürzte Reaktionszeiten, Steigerung des Know-How durch transparenten Transfer und eine erhöhte Produktivität. Kein Wunder also, dass Agilität das beherrschende Thema in Unternehmen ist.

Die Aussage: "Wir müssen jetzt agil sein!" ist also berechtigt. Wer ein agiles Umfeld schaffen will, weiß WAS er machen möchte. Es stellt sich die Frage nach dem WIE. Doch weiß jemand wie das geht, außer die schlauen Manager-Bücher?

Der Prozess, seine Strukturen agil zu gestalten, ist jedoch anspruchsvoller, als der Name meinen lässt. Es verändert sich nicht nur die Zusammensetzung der Mitarbeiter für ein Projekt, oder Abschaffung steiler Hierarchien. In einem agilen Umfeld liegen viele Aspekte, die sich nicht sofort herauskristallisieren.

Wenn wir uns agil bewegen, dann sind diese acht Aspekte erfolgsentscheidend:

Die Führungsrolle: Die Führungskraft nimmt die Rolle eines begleitenden Coachs, Unterstützer und Enabler ein. Sie gibt Zielorientierung und ermöglicht die Rahmenbedingung in Entscheidungen, Prozesse und Strukturen und schafft somit den nötigen Freiraum und das Vertrauen.

Sinnvermittlung: Sie schafft die Identifikation und ist maßgeblich für Mitarbeiterbindung, Motivation und das Erreichen unternehmerischer Ziele.

Kommunikation: In einem agilen Umfeld ist die Kommunikation transparent, vernetzt und geht kurze Wege. Sie ermöglicht damit, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Selbstorganisation: Sie unterstützt Gestaltungs- und Handlungsfreiheit innerhalb definierter Leitplanken. Selbstorganisation ist förderlich für die Zielerreichung und steigert die Eigeninitiative und Effizienz in Teams.

Verantwortungsübernahme: Mitarbeiter entwickeln selbst aktiv individuelle Lösungen und übernehmen Eigen- und auch unternehmerische Verantwortung. Dies führt zur Erweiterung des Wirkungsgrads und erhöht die Identifikation.

Informations- und Lerntransfer: Transparenz und aktive Vernetzung spielen im agilen Umfeld eine große Rolle. Arbeitsstände sind für jeden klar nachvollziehbar und können ggf. zeitnah angepasst werden.

Entscheidungen: Mitarbeiter werden auf Grundlage von gewissen Entscheidungskriterien dazu befähigt und ermutigt, eigene Entscheidungen zu treffen. Damit sind kurzfristige Abstimmungsprozesse und eine hohe Flexibilität gegeben.

Beziehungsebene: Eine stabile Beziehungsebene ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Hierzu gehören Vertrauen, Offenheit und Wertschätzung, auch bei Konflikten oder besonders im Umgang mit Fehlern.

Dies alles sind Komponenten, die im Zusammenspiel stehen. Sie sind Aspekte und Anforderungen zugleich. Möchten wir ein agiles Umfeld schaffen, stellen wir uns diesen und integrieren sie in unsere Prozesse und in unser Handeln.

Zu den Anforderungen gibt es einige Punkte und Empfehlungen, mit den wir sie besser umsetzten können:

Die Zielsetzungen - heute und perspektivisch - liefern die Anforderungen an das System. In dem eigenen Verantwortungsbereich berücksichtigen wir unsere Erfahrungswerte zur Ausrichtung neuer Ziele.

  • Welche Informationen sind relevant?
  • Wo, von wem und wie können diese im operativen Tagesgeschäft pragmatisch erfasst/gesammelt werden?
  • aus Betroffenen Beteiligte machen: ausgewählte Mitarbeiter werden so für hohe Eigenkompetenzen sensibilisiert und können relevante Ansatzpunkte liefern und auswerten > die Lösungskompetenz und Eigenverantwortung wird stark gefördert.

Lösungs- und Methodenkompetenz ausbauen - Know-How-Transfer initiieren: Wir geben die Aufgabenstellung / Zielsetzung an ein ausgewähltes Team. Daraus ergeben sich die

  • Anforderungen an die Umsetzung, die Prozesse, Struktur (Schnittstellenkommunikation)
  • kritischen Erfolgsfaktoren
  • Rahmenparamter (Ressourcen, Know-How, Zeit, ...) Es werden zunächst alle möglichen Vorgehensweisen mit den damit verbundenen Auswirkungen gesammelt. Erst danach wird die Vorgehensweise verabschiedet und vereinbart, wer was wie  und wem im erweiterten Team kommuniziert.

Verbindlichkeit und Transparenz aufbauen - wir kennen den Informationsbedarf der Mitarbeiter und kommen dem entgegen, soweit der Informationsbedarf gerechtfertigt ist. Wenn nicht, wird nachgefragt, welchen Einfluss diese Informationen auf das Tätigkeitsfeld haben. Dadurch schließt sich die Möglichkeit der Ausrede - nicht gut genug informiert zu sein - aus. Ad hoc oder in den Routine-Abstimmungsgespräche, wird nachgefragt, ob Informationsbedarf besteht

  • relevante Anfragen - beantworten und den größeren Kontext erläutern
  • nicht relevante Anfragen - nachfragen, was mit dieser Frage verbunden ist und den tatsächlichen Bedarf identifizieren und damit umgehen. Wir vereinbaren mit Ansprechpartnern, aktiv nachzufragen, wenn Sie sich in einem Informationsdefizit fühlen. Wer Verbindlichkeit möchte, muss Verbindlichkeit geben.

Abstimmungen und Vereinbarungen sind getroffene Entscheidungen. Damit diese Gültigkeit haben, werden im Gespräch mögliche Einwände geklärt, gelöst und die Motivation und Eigenverantwortung für die Umsetzung sichergestellt.

  • im Gespräch alle Aspekte klären, Vereinbarungen kurz zusammenfassen und dokumentieren
  • Rückcheck: durch die Zusammenfassung des Gesprächspartners kann die Motivationslage und Identifikation mit dem Vereinbarten und seiner Vorgehensweise erfahren      werden
  • mögliche Einwände oder Befürchtungen abholen und eine passende Vorgehensweise abstimmen. Wenn der      Eindruck entsteht, in Bezug zu der Vereinbarung will oder kann der Gesprächspartner eine eigenverantwortliche Umsetzung nicht sicherstellen, wird nachgefragt. Ggf. erläutern wir mögliche Auswirkungen oder Konsequenzen.

Respekt und Akzeptanz - andere Sichtweisen und Standpunkte: Jede Meinung zählt und wird auf die Zielführung hin überprüft

  • Wir nehmen den Standpunkt des anderen ein
  • bei unterschiedlichen Standpunkten stellen wir das gemeinsame Ziel und die daraus resultierenden Anforderungen heraus

Getroffene Vereinbarungen - wir halten sie ein. Vereinbarungen werden

  • unpragmatisch und kurz dokumentiert
  • bei Abweichungen kommunizieren wir rechtzeitig und treffen eine neue Vereinbarung
  • mögliche Auswirkungen der eigenen Verschiebung stimmen wir ab und vereinbaren eine für den Betroffenen tragbare Vorgehensweise / Kommunikation

Feedback konstruktiv zur Stärkung nutzen - Wie werden wir von anderen wahrgenommen? Wir holen uns Feedback ab, um das eigene Eigen- und Fremdbild abzugleichen:

  • Wir bitten um Feedback, mit dem  Hinweis an einen potentiellen Feedbackgeber, dass uns seine Wahrnehmung interessiert, es nicht viel Zeit in Anspruch nimmt und es die Beziehungsebene nicht belasten wird.
  • Wir hören ruhig und aufmerksam zu und gehen nicht in die Rechtfertigung. Ggf. zur Konkretisierung Verständnisfragen stellen. Wir bedanken uns.
  • Mit dem Gehörten gehen wir wertfrei und konstruktiv um. Wir sortieren für uns wertvolle Impulse und nutzen diese Ansätze zum weiteren Ausbau unserer Skills.

Eindeutiges, gemeinsames Verständnis herstellen - möglichen Interpretationsspielraum im Vorfeld minimieren. Damit im selbständigen Arbeiten die Leitplanken klar gesetzt sind, wird verantwortet, dass das Besprochene / Vereinbarte richtig verstanden wurde.

  • Wir fassen zusammen oder lassen zusammenfassen: Ist das Gehörte das Gesagte? Ist das Verstandene das Gemeinte?
  • welche Kriterien sind erfolgsentscheidend?
  • welche Schwierigkeiten könnten aufkommen? Wie wird damit umgegangen?
  • kurze Dokumentation der Zusammenfassung (timeline)

Mit diesen Empfehlungen fällt es leichter, sich im agilen Umfeld zu bewegen und zu agieren. Dabei ist Geduld wichtig, da Veränderungen Zeit brauchen. Haben wir unseren Wirkungsgrad erweitert, und fühlen uns flexibel in unserem Umfeld, so hat sich die Mühe definitiv gelohnt.

Was packen wir als erstes an?

Mehr zu dem eigenen Wirkungsgrad, könnt ihr hier nachlesen.