Meetings sind fester Bestandteil unserer Arbeitswelt. Egal ob für den Austausch, Koordinierung oder um Entscheidungen zu treffen – sie sind essentiell.

Dabei laufen sie jedoch schnell Gefahr, zu kleinen Zeit- und Nervenfresser zu werden. Denn ein zu langes und zähes Meeting, nimmt oft Motivation und Flexibilität.

Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich: Wie halten erfolgreiche Unternehmer und Firmen ihr Meetings ab? Und warum verwenden sie diese Formate? Und besonders: Was kann für die eigene Meeting-Kultur übernommen werden?

Zunächst können aber die grundsätzlichen Voraussetzungen betrachtet werden. Denn damit ein Meeting möglichst erfolgreich auf die kürzeste Zeit ist, gibt es gewisse Tipps, die berücksichtigt werden können.

Einen Ablauf erstellen

Ein Meeting hat immer einen Grund, warum es einberufen wird. Das Thema und die dazu gehörigen Inhalte und Punkte stehen vorher meistens schon fest. Das erlaubt uns schon im Vorfeld die Agenda zu definieren.

Was soll besprochen werden? Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Was ist das Ziel? So lässt sich ein „Plan“ skizzieren, indem schnell klar wird, was wichtig ist, und welche Punkte nur unnötig Zeit in Anspruch nehmen.

Fragen wir auch vorher die Teilnehmer, was sie von dem Meeting erwarten und brauchen. So kann Unerwartetes vermieden werden.

Um diesen Prozess möglichst schlank zu halten, sollte für die Erstellung der Agenda jeweils eine Person für das Meeting eingeteilt werden. Der Ersteller des Meetings bietet sich dafür meistens am besten an.

Zusätzlich lassen sich die Themen der Agenda weiterhin unterscheiden. Ist es ein Thema das informiert, entschieden wird oder diskutiert wird? Jede dieser drei Möglichkeiten ergibt einen anderen Umfang der Bearbeitung und ein anderes Ziel. Genannt wird dieses das „I-E-D-Prinzip“ (Information, Entscheidung, Debatte).

Das Prinzip hilft der Moderation, genaue Zeitfenster einzuhalten und zeigt den Teilnehmern auf, welche Intention hinter dem Thema steckt.

Zeitfenster erstellen und einhalten

Wenn uns „Aufschieberitis“ eines gezeigt hat, dann das manche Tasks manchmal unter Zeitdruck besser funktionieren. Das lässt sich auf eine bestimmte Weise für Meetings übersetzen.

Legen wir für Meetings feste, eher knappe Zeitfenster fest, so können wir ermüdende Ausschweifungen verhindern. Den ein Zeitdruck, lässt uns vor allem eins: auf das Wesentliche konzentrieren.

Es kann sich langsam ran getastet werden, und zunächst ausprobiert werden, wie viel Zeit für einzelne Punkte benötigt werden. Fassen die Mitarbeiter/Kollegen Vertrauen in das Konzept, so werden sie mutiger in der Verkürzung.

Denn jeder freut sich über effiziente Meetings, die nicht lange in Anspruch nehmen, aber dennoch Ergebnisse liefern.

Wird das Meeting wirklich gebraucht?

„Das hätte auch eine E-Mail sein können…“ manchmal geht uns der Sinn eines Meetings nicht ganz auf, besonders wenn es sich rein um Informationsweitergaben handelt. Das raubt nicht nur die Zeit der Teilnehmer, sondern unterbricht unnötig den Arbeitsfluss.

Deshalb vor der Einberufung hinterfragen: Warum soll das ein Meeting sein? Können die Ziele auch auf anderem Weg erreicht werden?

Besonders bei Serien-Terminen kann es häufig passieren, dass der eigentliche Sinn über längerer Dauer verloren geht. Bei diesen können wir immer wieder hinterfragen, ob es noch benötigt wird. Oder wir können gleich den Test machen, und diese einstellen. Sollte sich dieses als notwendig ergeben, so können sie wieder einberufen werden.

Diese Meeting-Formate bringen vor allem Abwechslung.

Meeting-Formen zum Ausprobieren

Jedes Unternehmen oder Team ist unterschiedlich und entwickelt für die individuellen Ansprüche ihre eigenen Meeting-Formen. Ab und an hilft es jedoch, sich zusätzlich bei erfolgreichen Personen umzuschauen. Wie gestalten diese ihre Meetings? Was macht diese Form effizient und erfolgreich? Und was kann für die eigenen Meetings daraus übernommen werden?

  1. Stoppsignale in Meetings (Brivo)

Es passiert immer wieder, dass innerhalb eines Meetings zu sehr ausgeschweift wird, oder bereits besprochenes wiederholt wird. Das ermüdet und frisst Zeit. Um dies zu verhindern, bedient sich der Softwarehersteller Brivo eines einfachen Mittels: Jeder Teilnehmer hat ein Tischtennisschläger zur Verfügung, denn er in diesem Fall hochhält. Diese Geste ist wie ein Stoppschild zu verstehen, bei der ohne ein Wort zu sagen der Fluss des Gesprächs gelenkt wird. Alternativ kann natürlich ein anderer Gegenstand verwendet werden.

2. Steh- und Gehkonferenzen (Richard Branson)

Menschen stehen ungern lange an einem Fleck. Und genau das machte der britische Unternehmer Richard Benson sich zum Zweck. In allen Meetings sitzt kein Mitarbeiter, es wird gestanden. Somit möchte jeder diese schnell beenden. Eine weitere Form des Unternehmers ist, dass während des ganzen Meetings gegangen wird. Ob durch das Bürogebäude oder durchs Freie spielt dabei keine Rolle. Hauptsache möglichst kurz. Denn für den Briten sollten Meetings meist nicht über zehn Minuten dauern. Das bewirkt eine schnelle Entscheidungsfindung.

3. Meetings im Dunkeln (Tim Leberecht)

Hier darf nicht zum Lesen dabei sein: Meetings in einem abgedunkelten Zimmer abhalten. Business-Vordenker Tim Leberecht empfiehlt dies, um funktionale Formate mit romantischen Elementen zu bereichern. Dass soll ergeben, dass sich die Hierarchie und Ränge zwischen den Teilnehmern auflöst und diese sich vertrauter werden. Zusätzlich wird mehr Spaß und Interaktion bewirkt.

4. Trockenes Business und spaßiges Spiel verbinden (Daniel Entrenas)

Um die gedämpften Meeting-Inhalten mit einer unterhaltenden Seite zu bereichern, hält Daniel Entrenas seine Meetings auf dem Basketballplatz ab.  Der Manager des Spieleherstellers Genera Games möchte somit mehr Beteiligung und Motivation unter den Mitarbeitern schaffen. Neben dem Austausch zu wichtigen Themen, werfen die Teilnehmer nebenbei ein paar Körbe. Diese Form eines Meetings sorgt vor allem für frischen Wind im Kopf.

5. Die zwei-Pizzen-Regel (Jeff Bezos)

Bei dieser Regel werden Zeit und Größe der Besprechung anhand von Pizzen festgemacht. Der Geschäftsführer von Amazon richtet seine Meetings so aus, dass nur so viele Personen dabei sind, für die zwei Pizzen reichen und nur so lange brauchen, wie es dauert diese zu verspeisen. Somit werden träge Großkonferenzen von vorneherein ausgeschlossen. Zusätzlich werden vor jedem dieser Meetings, eine halbe Stunde mit eingerechnet. In dieser lesen sich die Teilnehmer in absoluter Stille in die Notizen und Informationen zu dem Meeting-Thema ein.

6. Positive Feedback-Runden am Start (Alexander Kjerulf)

Wie starten wir Meetings? Mit dem Abholen des aktuellen Status? Warum nicht mal anders? Gründer und Blogautor Alexander Kjerulf rät dazu, Meetings mit positiven Fragerunden zu starten. Die Teilnehmer werden durch bewusst gestellte Fragen zu positiven Antworten geführt. Auf welche Leistung der letzten Woche bist du stolz? Was ist das Lustigste, was du heute gehört hast? Worauf freust du dich in nächster Zeit am meisten?

Denn Studien zeigen auf, dass besonders die Stimmung zu Beginn eines Meetings den Verlauf dieses bestimmt. Nutzen wir diese positive Fragerunde für eine motivierende und fröhliche Grundstimmung.

7.  Malen und Zahlen (Plum Organics)

Jetzt wird es bunt! Die Innovationsdirektorin Jen Brush bei Plum Organics verteilt in ihren Meetings Ausmalbücher, die Teilnehmer während der Besprechung ausmalen. Besonders in Kreativmeetings regt das die Fantasie an. Aber Bush zielt vor allem auf den Effekt ab, dass Kolorieren aktives Zuhören fördert.

Das individuelle Meeting-Format finden

Welche Meeting-Form passt zu uns und unserem Team? Viel Ausprobieren und Testen und notieren, was übernommen werden kann, oder was wieder verworfen wird. Eines steht jedoch fest: Langeweile kommt bei diesen Meeting-Formen so schnell nicht auf!