Jeder Tag hat 24 Stunden, für jeden von uns. Und das jeden Tag.

Somit stehen wir alle vor der Frage, wie wir die Stunden aufteilen.

Häufen sich die Aufgaben und Verantwortungen, wird es besonders wichtig, unsere Zeit einzuteilen.

Für ein leichteres Zeitmanagement gibt es mehrere Methoden. Drei davon können uns helfen unsere Zeit optimal zu nutzen.

Es sei denn wir lieben Zeitstress, weil er uns zu Höchstleistungen antreibt.

Die Zeit zwischen Aufgaben, Verantwortungen und Deadlines

Der Terminkalender ist gut gefüllt, die Deadlines rücken näher und die To-Do-Liste wird länger. Manchmal scheint es, als ob wir nicht genug Zeit für alles hätten.

Doch zu jedem WAS gehört ein WIE. Nutzen wir eine passende Einteilung der Zeit, so können wir all unsere Task erfolgreich managen. Dabei sind unsere Aufgaben und Tasks der wichtigste Bestandteil der persönlichen Planung.

Wann muss was erledigt sein? Kategorisieren wir unsere Aufgaben, so können wir uns eine Übersicht schaffen. Mit dieser fällt es uns leichter zu bestimmen, wann wir was erledigen. Somit erreichen wir eine innere Klarheit.

Jeder Morgen bringt neue Chancen: Wie nutzen wir die Stunden des heutigen Tags?

Konkret: 3 Methoden für ein gelungenes Zeitmanagement

Um unsere Zeit für unsere Aufgaben optimal einzuteilen, bieten sich diese drei Methoden an.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine effektive Art, unseren Tagesablauf zu planen. In wenigen Minuten pro Tag wird anhand von 5 Schritten ein schriftlicher Tagesplan erstellt.

Die Aufgaben werden näher und in ihrem gesamten Umfang betrachtet. Dies ermöglicht eine zeitgenaue Planung zu erstellen.

Aufgaben notieren

  • anstehenden Aufgaben für die nächsten Tag zusammenstellen
  • einfache To-Do-Liste ohne Rücksicht auf Reihenfolge

Länge schätzen

  • voraussichtliche Zeitspanne für jede Aufgabe abschätzen
  • dazu Erfahrungen auswerten und voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen
  • Zeitlimit setzen und Termine mit genauen Uhrzeiten notieren.

Pufferzeiten einplanen

  • 60% der Zeit kann konkret „verplant“ werden
  • 40% der Zeit sollte als Zeitpuffer dienen (davon die Hälfte für Unerwartetes)

Entscheidungen treffen

  • Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an andere
  • Prioritäten setzen!

Nachkontrolle

  • Kontrolle der Planung: Genauigkeit
  • erneute Kontrolle aller am Tag bearbeiteten Aufgaben und deren Erfüllungsgrad
  • offene Aufgaben in die Planung für den nächsten Tag aufnehmen

Prüfen wir, ob diese Methode uns Erleichterung verschaffen könnte und probieren es aus.

Eisenhower-Methode

Diese Methode teilt anstehende Aufgaben in Kategorien ein. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden.

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. So ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten der Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit, denen jeweils eine bestimmte Art und Weise der Bearbeitung von Aufgaben zugeordnet wird.

Die erstellte Übersicht lässt uns somit erkennen welche Aufgaben wir sofort erledigen sollten, welche wir delegieren, welche wir terminieren und welche in den Papierkorb wandern können.

Wichtig dabei wiederum ist, die realistische Einschätzung.

Eisenhower-Methode

ABC-Methode

Auch durch diese Methode werden Aufgaben klassifiziert, um ihnen einen Stellenwert auf unserer To-Do-Liste zuzuordnen. Anders bei der Eisenhower-Methode werden die Aufgaben nicht nur zwei feste Attribute zugeordnet. Sie werden mit unseren persönlichen Zielen in Verbindung gebracht, was eine längerfristige Sicht zulässt.

A-Aufgaben

  • Welche Aufgaben müssen wir erfüllen, um unseren Hauptzielen (Jahres-, Monats-, Wochen-, Tagesziel) am nächsten zu kommen?
  • Können wir durch die Erledigung einzelner Aufgaben gleich andere miterledigen und dadurch Rüstzeit sparen?
  • Welche Aufgaben sind am ehesten geeignet, unsere persönlichen Gesamtziele oder die der Arbeitsgruppe zu erreichen?
  • Welche Aufgaben bringen uns lang-, mittel- oder kurzfristig den größten Nutzen?
  • Bei welcher Aufgabe haben wir im Falle der Nichterfüllung mit negativen Folgen zu rechnen?

>> Sofort erledigen!

B-Aufgaben

  • Welche unserer wichtigen Aufgaben können wir anderen übertragen?
  • Ist die Aufgabe wichtig, muss aber nicht unbedingt von uns selbst erledigt werden?

>> delegieren!

C-Aufgaben

  • Steht die Aufgabe nicht direkt mit einer unserer Hauptaufgaben in Verbindung?
  • Handelt es sich um eine Routine-Aufgabe?

>> terminieren!

Rest

  • Welche Aufgaben sind weder wichtig noch zeitkritisch, noch tragen sie unseren Zielen bei?

>> Papierkorb!

Diese Methode fördert das Gefühl der Ordnung und innerlich aufgeräumt zu sein.

Die Zeit optimal nutzen mit der passenden Methode

Es fällt leicht, sich von dem schnellen Strudel der Zeit und Deadlines mitreißen zu lassen.

Mit der richtigen Methode hingegen, stellen wir beide Füße fest auf den Boden und bestimmen selbst den Verlauf unseres Tages.

Mit der richtigen Planung ist alles möglich. Auch Prioritäten zu setzen und Nein zu sagen oder ggf. Konsequenzen abzuleiten.

Den jeder Tag hat – wie immer – 24 Stunden.

Es ist unsere Entscheidung, was wir daraus machen.