Der große Aufbruch von hierarchischen Strukturen in die Welt der Agilität lässt keine Disziplin aus. Warum auch, die Anforderungen an unseren Beitrag, unser Verhalten und auch unsere Fähigkeiten, Dinge zu tun, haben sich stark verändert.

Eine Disziplin ist dabei besonders bedeutsam: Meetings zu führen, zu moderieren. Hier werden entscheidende Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit geprägt.

Dies bezieht sich auf den Know-How-Transfer, Entscheidungsfähigkeit, Identifikation und last but not least, von welcher Stimmung ein Team getragen wird.

Bewusst oder unbewusst, zeigen wir im Moderieren Flagge und verraten, wie mit Ressourcen umgegangen wird:  mit Menschen, Kompetenzen und Zeit.

Moderation kommt von lateinisch moderare: mäßigen, steuern, lenken.

Aus dieser Bedeutung ergibt sich auch die Funktion des Moderators, das Steuern und Lenken einer Gruppe zu Ergebnissen.

Kennzeichen einer guten Moderation sind, dass Ideen und Entscheidungen gemeinsam erzeugt werden. Es werden alle Gruppenmitglieder aktiviert und die Fachkompetenzen genutzt. So können alle Meinungen und Ideen einbezogen werden. Und das alles, in einer effizienten Nutzung von Ressourcen und Zeit.

Klingt erstmal nach viel, oder? Nicht, wenn der Moderator über gewisse Eigenschaften und Methoden verfügt. Jene, die eine Führungskraft bereits besitzt.

Denn ein Moderator ist neutral, um den Prozess zu unterstützen und nicht durch seine Meinung zu beeinflussen. Er trägt dem Gespräch jedoch wichtige Informationen bei und ist an dem Ergebnis diesem stark interessiert.

Somit ist die Führungskraft Moderator und Teilhaber des Gesprächs. Für den Teil, in dem sie aktiv am Gespräch teilnimmt, sollte die Rolle des Moderators angehalten werden.

Kommen wir zur Bedeutung von Moderation zurück, so ähneln diese den Tätigkeiten einer Führungskraft. In beiden Fällen wird geführt, gesteuert, gelenkt. Deshalb eignet sich die Moderation auch als zentrales Handwerkszeug, für sämtliche Methoden und Aufgabenbereiche:

  • Zielentwicklung
  • Entscheidungsfindung
  • Zeitmanagement
  • Meetings
  • Konfliktmanagement
  • Delegation
  • Feedback
  • Kreativ Prozesse
  • Abstimmungen

Nötig und vor allem sinnvoll ist der Einsatz, wenn Themen komplex sind oder das Thema bekannt ist, aber noch nicht, was konkret zu tun ist. Ebenso kann es wertvoll sein, wenn eine Entscheidung getroffen werden soll oder nur wenig Zeit verfügbar ist.

Setzen wir Moderation bei diesen Gelegenheiten ein, so können sich viele Vorteile für uns ergeben. Unter Anderem Zeitersparnis, effizientes Arbeiten, zielorientiertes Vorgehen, Mitarbeiteraktivierung und Kompetenzaufbau.

Vorteile gibt es viele. Wie erreichen wir diese - sicher?

Insgesamt gibt es drei Phasen: den Einstieg, den Verlauf und den Abschluss. Je nach Situation und Bedarf verändern sich die To-Dos in der jeweiligen Phase.

Im ersten Teil werden grundsätzlich die Rahmenbedingung des Gespräches entworfen und festgehalten. Auf welches Ziel möchten wir hinaus? Welche Themen werden besprochen? Welche Regeln gelten?

Wer hat welche Rolle? Wie viel Zeit nehmen wir uns?

Diese Aspekte sollten jedem Teilnehmer bewusst sein. Es eignet sich auch diese schriftlich festzuhalten.

Ablauf einer Moderation Teil 1: Einstieg

Die zweite Phase ist der Verlauf des Gespräches. In dieser sind wir als Moderator gefragt, die Gruppe zu beobachten, zu verstehen, und demnach zu lenken. Wie ist die emotionale Lage der Gruppe?

Kein Gespräch wird exakt gleich ablaufen, jedoch können wir für bestimmte Situationen bestimme Handlungen durchführen.

Egal ob sich die Motivation ändert, oder der Fokus zu sehr abweicht, die Gruppe kann immer wieder zum Wichtigen zurückgeführt werden.

Ablauf einer Moderation Teil 2: Situatives Handeln
Ablauf einer Moderation Teil 2.1: Situatives Handeln

Die letzte Phase des Abschluss hat den Zweck, das Gespräch zu einem Ende zu bringen und die nächsten Schritte festzuhalten.

Die Ergebnisse werden noch einmal durchgesprochen und niedergeschrieben. Entstandene Aufgaben werden zugeteilt und verpflichtet. Jeder Teilnehmer sollte zum Schluss wissen, wie weiter vorgegangen wird.

Ablauf einer Moderation Teil 3: Abschluss

Der Moderator kann also ein Gruppendiener sein – undankbar. Oder er ist im Lead – und verantwortlich für die Ergebnisse, die Stimmung und die Identifikation aller mit dem Thema, den Aufgaben und den Zielen.

Dies entscheidet sich bereits im Vorfeld, in der Planung. Egal ob umfangreich oder ad hoc. Es sind immer die gleichen Fragen, die eine gute Vorbereitung ausmachen. Was möchte ich erreichen? Was braucht die Zielsetzung? Wer ist einbezogen? Welche Mehrwerte kann wer durch einen geplanten Beitrag liefern? Wie gehe ich mit möglichen Hindernissen – auf persönlicher und sachlicher Ebene – um? Und welche Eigenschaften habe ich als Moderator, welche Signale werde ich wie setzen?

Auch hier gilt, Übung macht den Meister! Holen Sie sich nach jedem Meeting kurz die Meinungen ab, was lief gut, welche Vorgehensweise übernehmen wir und was gestalten wir das nächste Mal anders.

So stellen Sie für sich sicher, dass jede Moderation beiträgt und Ihnen zur Meisterschaft in der Disziplin Moderation Ihre Kompetenzen erweitert.