Ein erfolgreiches Meeting, ein schlichtendes Konfliktgespräch oder eine effiziente Zielentwicklung – dies und weiter Arten von Gesprächen kann durch Moderation unterstützt werden. Denn durch die Führung des Gespräches durch einen Moderator, können Ausschweifungen, Ablenkungen oder nicht faires Verhalten vermieden werden.

Darüber hinaus hat eine gelungene Moderation die Effekte, dass alle Fakten und Meinungen einbezogen werden, Mitarbeiter aktiviert werden und Performance und Ergebnissicherstellung erreicht wird.

Moderation ist jedoch nicht in allen Gesprächen notwendig oder sinnvoll, erleichtert aber in vielen Situation die Kommunikation.

Ob ein Prozess oder ein Gespräch moderiert werden sollte, können diese Faktoren bestimmen:

  • es handelt sich um eine zeitlich befristete Nicht-Routine Aufgabe
  • das Thema ist sehr komplex und vielschichtig
  • die Themenstellung ist bekannt, aber es ist noch nicht klar, was konkret zu tun ist
  • es sollen möglichst viele Betroffene einbezogen werden
  • es sollen Entscheidungen getroffen werden
  • es steht nur wenig Zeit zur Verfügung
  • ein Ziel soll konkret vereinbart werden
  • es besteht Schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit (Projekte)

Moderation ist nicht angebracht, wenn…

  • der Moderator keine Legitimation in der Gruppe hat
  • ein Thema keine Entscheidungs- oder Gestaltungsspielraum beinhaltet.
  • die Inhalte aufgrund großer hierarchischer Unterschiede nicht ergebnisoffen diskutiert werden können
  • aufgrund der Rahmenbedingung eine schnelle Verfügung erfolgskritisch ist.

Wird Moderation gebraucht, so gibt es gewisse Leitfäden und Vorgehen, die sie zu einer erfolgreichen Moderation macht. Wie verhält sich der Moderator? Was sollte beachtet werden? Und vor allem: Wie geht er vor?

Prozess und Methodik von Moderation

Während des Moderationspozesses ist der Moderator dafür verantwortlich, den Prozess zu steuern und das Gespräch zielgerichtet zu lenken, sodass ein verantwortliches Ergebnis erzeugt wird.

Wir als Moderator haben die Ergebnisverantwortung, was bedeutet, dass rechtzeitig ein zielführendes Ergebnis erreicht wird. Diese sollte durch den Konsens und das Commitment der Gruppe gestützt sein. Das wird durch das geben einer Struktur unterstützt. Wir stellen das Thema dar, erläutern die Regeln, klären den Ablauf, setzen Methoden ein, organisieren Gesprächsbeiträge und fassen zusammen.

Während der Moderation sind wir neutral und schätzen alle Meinungen wert. Ebenso befinden wir uns auf der Metaebene und holen die Gruppe von Themendetails auf die Analyse- und Strukturebene zurück.

Für die Weiterverarbeitung und für den eigenen Überblick bietet es sich die Dokumentation an. Es werden alle Ziele, Ergebnisse, Briefings der Teilnehmer oder Nebenideen festgehalten.

Eine erfolgreiche Moderation holt alle Teilnehmer ab.

Gruppe und Gruppendynamik

Ein Moderator trägt dafür Sorge, dass es allen Teilnehmern gleichermaßen möglich ist, sich am Gespräch zu beteiligen und somit die ganze Gruppe hinter dem Ergebnis stehen kann.

  • Einbeziehen aller Gruppenmitglieder in das Gespräch, abfragen ihrer Ansichten und Beteiligungen an Prozess und Entscheidungen
  • Gesprächsklima: Förderung eines offenen Gesprächsklimas, in dem alle gleichmäßig zu Wort kommen und ausreden können; Wiederaufgreifen von Gedanken, die von Einzelnen geäußert wurden und die unterzugehen drohen
  • Gesprächsführung: Ausgeglichenheit in der Redebeiträgen, Stoppen von Monologen, Unterstützen von leisen Personen, Vermitteln bei Meinungsverschiedenheit und Konflikten
  • Motivation und Commitment erzeugen durch das das Einbinden aller und Abholen des Einverständnisses und Commitment der Gruppe
  • Optimale Ressourcennutzung vor allem als Führungskraft als Moderator: Ressourcen und persönlichen Fähigkeiten der Gruppe optimal einsetzen, Aufgaben an die „richtigen“ Personen vergeben und Know-How Träger, Motivatoren, Skeptiker, etc. identifizieren

Verschiedene Moderations-Methoden

Viele Wege führen nach Rom – oder zum Ergebnis. Da die Gegebenheiten einer anstehenden Entscheidung immer verschieden sind, wirkt nicht immer dieselbe Methode. Je nach Gruppengröße, Art der Entscheidung oder Dringlichkeit, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten für den Moderator. Die folgenden Methoden sind eine Auswahl an Optionen, die uns schon beim nächsten Meeting helfen können.

Brainstorming

Vorgehen: Abfragen von Ideen, Lösungsmöglichkeiten etc. auf Zuruf. Alle Ideen sind erwünscht, Kritik verboten.

Ziel: Ideen und mögliche Problemlösungen schnell produziert.

Einsatzfelder: Bei Bedarf der Gruppenbeteiligung an der Ideenfindung.

Diskussion

Vorgehen: Meinungen, Ansichten, Vorschläge zum Thema im Plenum besprechen. Ergebnisse sichern – dokumentieren.

Ziel: Transparenz des Meinungsbildes ist erreicht oder Entscheidungskriterien erarbeitet.

Einsatzfelder: Schwierigen Entscheidungen bei divergierenden Standpunkten. Voraussetzung ist hohe Disziplin bei den Teilnehmern.

Einzelarbeit

Vorgehen: Jeder Teilnehmer erarbeitet für sich Beiträge, Meinungen oder Lösungsvorschläge. Bedingungen ist eine klare Aufgabenstellung.

Ziel: Es liegt eine Vielzahl von Ideen zur weiteren Bearbeitung vor.

Einsatzfelder: Bei der Erarbeitung von Texten, Definitionen, Zielen, etc.

Kartenabfrage

Vorgehen: Meinungen, Ansichten, Vorschläge zum Thema werden einzeln auf Karten geschrieben und an die Pinnwand geheftet. Folgeschritte sind Doubletten beseitigen, die Themen zu clustern, sie gewichten und dann zu entscheiden.

Ziel: Meinungsbild erfasst, Ideen gesammelt, Problemlösungsvorschläge gesammelt. Jeder Teilnehmer ist aktiviert.

Einsatzfelder: Bei schnellen, zeitlich limitierten Prozessen – für eine schnelle Produktivität.

Themenspeicher

Vorgehen: Eintragen aller Themen, die nicht unmittelbar zum Thema gehören, jedoch zu einem späteren Zeitpunkt aufgegriffen werden sollten. Eintragen in Tabelle mit Spalten für Punkte-Bewertung und Rang.

Ziel: Alle Themen sind dokumentiert und nach ihrer Wichtigkeit geordnet.

Um das Vorgehen, den Ablauf zu planen. Wertschätzen aller Ideen. Damit keine Nebenschauplätze die geplante Zielführung verhindert.

Bewertung (Punkte)

Vorgehen: Ideen, Themen oder Optionen werden durch Klebepunkte bewertet. Teilnehmer bekommen nur Punkte für die Hälfte der Auswahl.

Ziel: Die Gruppe hat, mit der Wahl der am stärksten bepunkteten Bereiche, eine Entscheidung für eine Lösung oder eine Auswahl gefällt.

Einsatzfelder: Bei vielen möglichen Meinungen oder Ideen, die nach Relevanz sortiert und deren Zahl verringert werden soll.

Kleingruppen-Arbeit

Vorgehen: Kleine Gruppen erarbeiten abgegrenzte Teilaufgaben, die im zweiten Schritt zu einem Ganzen ergänzt werden.

Ziel: Schnelle Lösungen kreativ erarbeitet.

Einsatzfelder: Bei kreativen Prozessen ist die Kleingruppe (3 – 4 Personen) schneller und besser.

Kleingruppen-Arbeit

Vorgehen: Kleine Gruppen erarbeiten abgegrenzte Teilaufgaben, die im zweiten Schritt zu einem Ganzen ergänzt werden.

Ziel: Schnelle Lösungen kreativ erarbeitet.

Einsatzfelder: Bei kreativen Prozessen ist die Kleingruppe (3 – 4 Personen) schneller und besser.

Arbeit in wechselnden Gruppen (rotierend)

Vorgehen: Drei Themen werden durch die Gruppen erarbeitet, wobei jeder einmal an jedem Thema gearbeitet haben muss. Wichtig: Klare Aufgabenstellung, straffer Zeitplan.

Ziel: Drei Lösungen erarbeitet, mit denen sich alle Teilnehmer identifizieren.

Einsatzfelder: Wenn die Gesamtgruppe sich mit den drei Ergebnissen der Gruppenarbeiten identifizieren soll.

Dialektisches Prüfsystem

Vorgehen: Intensive Prüfung einer Lösung und Gegenargumentation durch einen am Vorschlag unbeteiligten Teil der Gruppe anhand zuvor vereinbarer Gütekriterien.

Ziel: Lösungen auf Standfestigkeit und Praxistauglichkeit geprüft.

Einsatzfelder: Abschließende Überprüfung und Bewertung einer Lösungsmöglichkeit, bevor diese umgesetzt werden kann.

Plädoyers

Vorgehen: Die Meinungsführer werden zum Plädoyer gebeten, um Argumente zusammenzufassen und klare Optionen aufzuzeigen.

Ziel: Die Gruppe kennt die vertretenen Standpunkte sehr genau und kann entscheiden.

Einsatzfelder: Bei Pro- und Contra- Diskussionen und bei Polarisierungen in Diskussionen.

Fit für die nächste Moderation

Moderation ist in jedem Fall und für jeden Moderator unterschiedlich. Lassen wir uns nicht von den Leitplanken abringen und gehen nach unserem Plan vor. Dann steht dem gewonnenen Ergebnis nichts mehr im Weg.