Unsere Umgebung ist für uns das, was für den Fisch Wasser ist. Mehr oder weniger nehmen wir sie bewusst wahr. Wir bemerken die Atmosphäre in einem Raum, den Gesichtsausdruck unseres Gegenübers, oder lassen uns von Stimmungen anstecken.

Unsere Präsenz und die der Anderen wirkt zu jedem Moment auf unser Umfeld ein.

Sind wir uns unserer bewusst? Und strahlen wir das aus, was wir möchten?

Nehmen wir eine Präsenz ein, die das unterstützt, was wir möchten.

Die Bestandteile von Präsentationen: Wie stellen wir uns dar?

Im Meeting die Quartalszahlen präsentieren, in einem Vortrag die Projektergebnisse aufzeigen, beim Chef einen guten Eindruck hinterlassen oder dem Kunden die neue Produktlinie vorstellen. Immer mal wieder halten wir verschiedene Formen von Präsentationen.

Präsentieren geht häufig über das Halten von sachlichen Vorträgen hinaus und umfasst vor allem auch die Darstellung der eigenen Personen und Position. Präsentation passiert somit auf einer sachlichen und einer Beziehungsebene, auf denen Kommunikation und Interaktion mit dem Gegenüber/ einer Gruppe stattfinden. Wir präsentieren damit mehr als uns meist bewusst ist.

Auf der Beziehungsebene ist unser Rollenbewusstsein in der aktuellen Situation von großer Bedeutung. Machen wir uns also bewusst, was unsere aktuelle Aufgabe ist und wer wir diesbezüglich sein wollen bzw. sein müssen. Ebenso von Bedeutung ist, wie die gewählte Rolle von anderen wahrgenommen wird (Vorbildfunktion, Autorität, Konkurrent,…) und ob wir achtsam und authentisch sind. Berücksichtigen wir bei unseren Aussagen die Signalwirkung?

Neben diesem Rollenbewusstsein ist für unsere Außenwirkung unsere innere Haltung ausschlaggebend. Das gilt sowohl für die Haltung zum Thema, zur Situation, zum Gegenüber und insbesondere zu uns selbst.

Während einer Präsentation werden verschiedene Informationen von uns gesendet. Auf der Sachebene vermitteln wir reine Inhalte und Informationen wie Fakten, Zahlen, Vorgehensweisen, oder auch Gedanken und Ideen.

Auf der Beziehungsebene senden wir bewusst oder unbewusst persönliche Informationen. Zu unserer Person, Kompetenz, Eigenschaften, Haltung und Meinung. Ebenso vermitteln wir über die Darstellung und Äußerung der Inhalte eine Aussage über die Qualität und die Beziehung zu unserem Gegenüber. Wir senden mit, was wir vom Anderen halten.

Wir senden einerseits was wir bewusst vermitteln, aber genauso auch, was wir verbergen möchten und welches Bild wir von Anderen wahrnehmen. Dabei können wir jedoch nicht sehen, was unser Gegenüber wahrnimmt, und welches Bild er sieht. Ebenso gibt es Informationen, die wir als Sender oder Empfänger nicht sehen oder wahrnehmen.

Die Beziehungsebene können wir in Präsentationen nutze, um bestimmte Gefühle zu vermitteln oder hervorzuholen. Wir können bewusst Emotionen wie

  • Begeisterung, Leidenschaft, Identifikation, Motivation
  • Vertrauen, Überzeugung, Sicherheit, Optimismus
  • Verständnis, Zustimmung senden.

Ebenso können jedoch auch ungewollt die negativen Gefühle des Präsentierenden sichtbar werden:

  • Angst vor Misserfolg, dem Desinteresse der Zuhörer
  • Angst vor dem Urteil Anderer, schlecht dazustehen, als unfähig angesehen zu werden
  • Angst vor dem Blackout, Nicht-Wissen, falsch vorbereitet zu sein
  • Konflikt/ Diskrepanz zwischen dem Bild, wie wir/ etwas sein sollte und dem, wie es tatsächlich ist.

Ziele der Präsentation: Was möchten wir vermitteln?

Jede Präsentation verfolgt einen Zweck oder ein Ziel. Informationen vermitteln, die Zuschauer von etwas überzeugen, Mitarbeiter motivieren, etc. Wir führen die Gedanken der Zuhörer durch unsere Wortwahl. Um eine gute Präsentation zu erstellen, kann es daher helfen, sich am Anfang zu überlegen, was wir mit dieser erreichen möchten.

Nur wenn wir wissen, was die Ziele sind, können wir die richtigen Maßnahmen auswählen und das Publikum bewusst lenken. Dafür können wir diese Fragen beantworten:

  • Was wollen wir mit der Präsentation erreichen? (Minimal- und Maximalziele)
  • Welche Ziele will ich auf der Sach- und welche auf der Beziehungsebene erreichen?
  • Was sollen die ZuhörerInnen am Ende wissen oder tun?
  • Was soll sich durch die Präsentation bei den Anwesenden konkret verändern?
  • Woran kann ich konkret messen, ob ich meine Ziele erreicht habe?

Bei der Zielauswahl ist zu beachten, dass auf den beiden Ebenen verschiedene Ergebnisse erreicht werden können.

Auf der Sachebene können wir

  • überzeugen
  • Rechenschaft ablegen
  • Wissen übertragen
  • Diskussionen anregen
  • eine Entscheidungshilfe anbieten
  • Lösungen erarbeiten etc.

Auf der Beziehungsebene können wir

  • motivieren oder inspirieren
  • von der eigenen Meinung überzeugen
  • Interesse wecken
  • Fürsprecher gewinnen
  • ...

Auf einer persönlichen Ebene können wir Präsentationen ebenso einsetzen, um uns persönlich vorzustellen, uns zu positionieren, oder um uns Zustimmung abzuholen und Verständnis für eine Entscheidung zu erbitten.

Vorbereitung von Präsentationen – Der Inhalt und Rahmen

Haben wir das Ziel und die Adressaten der Präsentation definiert haben, geht es an den Inhalt. Es gilt, dass Thema so aufzubereiten, dass es unser gewünschtes Ergebnis unterstützt.

Dafür betrachten wir das Thema der Präsentation genauer. Was ist das Thema? Was gehört dazu, was kann weggelassen werden? Was ist unser Standpunkt?

Erst dann wird die Stoffsammlung erstellt. Es können die einzelnen Einzelthemen aufgelistet werden und das Material und die Informationen zusammengestellt werden. Es gilt zu klären, was wir mit welchen Inhalten sagen wollen. Dann können wir die Inhalte mit unserem Standpunkt/Wünschen/ Interessen verknüpfen. Auf die Dynamik und Dramaturgie achten. Möchten wir den Zuhörer von etwas überzeugen, ist es von Vorteil, Argumente für unseren Standpunkt vorzubereiten.

Anschließend werden die Einzelthemen in die passende Reihenfolge gebracht und der Zeitbedarf eingeschätzt. Dabei sollte die Anordnung der Themen einer logischen Argumentation oder Dramaturgie folgen, die eine klare Struktur und roten Fadem besitzt. Wir orientieren uns stets an unserem eigenen Ziel. Dafür ist zu klären: In welcher Reihenfolge stellen wir die Einzelthemen vor? Wie bringen wir die Inhalte verständlich rüber? Wie unterstützen die einzelnen das Gesamtziel?

Bei der visuellen Gestaltung und Erstellung der Präsentation ist zu beachten, dass Menschen nur einen Teil von dem Wahrgenommen im Gedächtnis behalten. Das ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich, doch behalten Menschen generell Informationen am besten im Kopf, wenn sie gleichzeitig gesehen und gehört werden.

Kein Wunder, dass PowerPoint-Präsentationen am meisten genutzt werden. Jedoch gibt es auch hier ein paar Stolpersteine, über die wir fallen können. Beachten wir hingegen ein paar Regeln, so kann die PowerPoint-Präsentation zum großen Erfolg werden.

11 Goldene Regeln der PowerPoint-Präsentation

  1. Nicht die PowerPoint-Folien spielen die Hauptrolle, sondern wir.
  2. KISS: Keep it short and simple! Nicht die Folien überladen: Wenig Text, sprechende Überschiften, klare Gliederung. Faustregel: Nur eine Botschaft pro Folie und bei Aufzählungen nicht mehr als sieben Stichpunkte pro Folie.
  3. Weniger ist mehr: Ab 24 Folien pro Sekunde ist es ein Film! Folien sollen den Vortrag ergänzen, nicht verdoppeln. Als Faustregel kann gelten: 2-3 Minuten pro Folie. Daraus folgt: maximal 30 Folien bei 60 Minuten Vortrag.
  4. Sparsam mit Stilelementen sein. Schriftgröße mindestens 20pt, nie mehr als zwei Schrifttypen und möglichst nur Farben aus einer Familie (zum Beispiel rot, orange, zinnober). Auf ablenkende Animationen verzichten.
  5. Keine starren Diagramme: Statt alle Einzelheiten zu zeigen, lieber die Kernaussage verdeutlichen.
  6. Einen kurzen Überblick geben, bevor ins Detail gegangen wird.
  7. Neugierig machen. Zuschauer durch interessante Einblicke, überraschende Vergleiche und unbekannte Fakten fangen, die für ihn wichtig sind. Höhepunkte stehen am Anfang und am Ende des Vortrags – so bleiben sie in Erinnerung.
  8. Eine gute Gliederung überlegen und für jeden Folienübergang eine Hinleitung zum nächsten Teilthema. Worauf will man hinaus? Wo war das Problem? Wo stehen wir gerade?
  9. Blickkontakt halten und das Publikum einbeziehen. Durch Rückfragen, Umfragen, Aktionen, …
  10. Keine Angst vor Pausen. Das Publikum sieht den Vortrag zum ersten Mal. Deswegen ein wenig Zeit lassen, um alle Informationen aufzunehmen.
  11. Equipment testen. Am besten Blue-Screens oder langes Hantieren mit den Kabeln in den ersten zehn Minuten vermeiden. Die Aufmerksamkeit der Zuhörer verläuft sich dadurch.

Sind alle Punkte dieser „Checkliste“ abgehakt, steht einer gelungenen Präsentation nichts mehr im Weg. Gelungen heißt, Menschen nicht nur zu informieren, sondern auch mitnehmen und überzeugen. Nicht nur einen Vortrag zu halten, sondern eine Beziehung zu den Zuhörern aufzubauen, die über die Präsentation hinaus geht.

Die eigene Präsenz – (un)bewusste Ausstrahlung

In jedem Moment haben wir eine Präsenz. Bewusst oder unbewusst. Wir wirken immer auf unseren Wirkungskreis und somit unserem Umfeld ein.

Präsenz bedeutet im Hier und Jetzt zu sein und sich nicht durch Vorbehalte zurück halten zu lassen. Es bedeutet dankbar zu sein, für das was ist, mit allen Möglichkeiten und Herausforderungen. Wir feiern die Einzigartigkeit des Moments, sind im Flow

Machen wir uns bewusst, wie unsere Präsenz und unsere Präsentationen wirken und nutzen diese aktiv, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen.

Take-Aways Präsenz & Präsentation