Sich Zeit für sich nehmen, mit der Familie verreisen oder auf Abenteuer-Tour gehen – den Urlaub kann für die verschiedensten Sachen verwendet werden. Damit dieser aber sorgenfrei genossen werden kann, bedarf es der richtigen Vorbereitung in der Arbeit. Damit nichts untergeht und wir nicht in ein Chaos und zu verpassten Deadlines zurückkommen, können die folgenden Punkte helfen.

Übersicht verschaffen und Checkliste anfertigen

Der erste Schritt ist es, sich eine Übersicht über alle Aufgaben, Projekten und Termine zu verschaffen.

Was liegt aktuell auf den Schreibtisch?

Was fällt, was könnte während dem Urlaub anfallen?

Welche Termine stehen in den Raum?

Welche Projekte?

Haben wir uns eine Übersicht verschafft, können wir planen, was vor dem Urlaub noch zu erledigen ist, und was währenddessen unsere Vertretung/ Mitarbeiter übernehmen sollte. Somit können wir eine Checkliste erstellen, damit wir eins nach den anderem abhacken können und nichts vergessen. Sind alle Punkte abgehackt, lässt es sich entspannt in den Urlaub fahren.

Vertreter bestimmen

Wenn wir nicht anwesend sind, sollte ein Kollege oder Mitarbeiter unseren Verantwortungsbereich übernehmen. Welche ist in diesem Fall der richtige? Je nach Projekt oder Aufgabenbereich kann die Person variieren. In manchen Fällen können das sogar mehrere Kollegen sein. Zu beachten ist, dass die Person fähig ist, die Verantwortungen zu übernehmen.

Dann gilt es diese Personen zu informieren. Zu welchen Aufgaben braucht es eine Einführung? Wo eine genau Übergabe? Dabei können wir uns Zeit einteilen, um in Ruhe alles zu erklären. Auch hier kann eine schriftliche Auflistung/ Guide helfen.

Erreichbarkeits-Check

Urlaub bedeutet Arbeitsfreie Zeit. Nicht nur physisch, sondern eigentlich auch im Kopf. Doch in manchen Fällen ist das nicht immer möglich. Wir können jedoch vorher uns Gedanken machen, wie erreichbar wir sein möchten. Ist es möglich gänzlich unerreichbar zu sein? Dann lassen wir am besten auch das Diensthandy aus. Stehen jedoch z.Bsp. wichtige Entscheidungen aus, bei der wir erreichbar sein müssen, so können wir zumindest feste Zeitfenster setzen, in der wir erreichbar sind. So fällt es uns leichter, im Kopf wirklich abzuschalten.

Abwesenheit mitteilen

Nicht nur für die Vertretung ist es wichtig zu wissen, dass wir nicht da sind. Mit welchen Kollegen/ Bereichen arbeiten wir zusammen? Für wen ist es wichtig zu wissen, dass wir nicht da sind? Diese Personen sollten auf jeden Fall in Kenntnis gesetzt werden.

Zusätzlich können wir eine automatische Abwesenheitsnotiz bei unserer Email anlegen, eine Mailbox-Nachricht einsprechen, oder eine Telefon-Weiterleitung einrichten.

Pro-Tipp für die Abwesenheitsnotiz: ein Tag länger angeben. Damit bleibt der erste Tag frei, um erstmal die angefallenen Aufgaben in Ruhe zu bearbeiten.

Ablagekörbe vorbereiten

Ein weitere Hilfe kann sein, auf unseren Schreibtisch zwei Ablagekörbe aufzustellen. Unsere Kollegen können dann dort Aufgaben/ Notizen / Benachrichtigung lassen, nach einer bestimmten Unterscheidung:

Ein Korb für dringende Angelegenheiten, und einer für weniger dringende Sachen.

Somit fällt es uns nach dem Urlaub leichter, die Aufgaben zu priorisieren.

Alles abgehackt? Haben wir alles auf unserer Checkliste erledigt, alle Vertreter bestimmt und alle Abwesenheitsnotizen eingerichtet, so lässt es sich sorgenfrei in den Urlaub fahren. Und diesen genießen wir somit entspannt und kommen frisch erholt zurück.