Immer unter Strom, immer busy, immer etwas zu tun – keine Zeit. In unserem Alltag können wir häufig im Stress versinken.

Dabei hat jeder die gleiche Zeit, egal ob Sachbearbeiter, Manager, CEO, oder Freelancer.

Verschaffen wir uns Klarheit und Überblick indem wir unser Zeitmanagement betrachten.

Stress vermeiden mit dem richtigen Zeitmanagement

Jeder von uns kennt solche Situationen, oder hat sie selbst schon einmal erlebt:

…wir kommen zu spät und somit gestresst ins Büro…

…uns kommen Dinge wie Anfragen, Pannen, Unvorhersehbares dazwischen…

…wir schieben schon einmal Unangenehmes auf…

…wir verspüren Widerstände und sind gereizt…

…wir haben viele zeitkritische Aufgaben vor uns…

…wir haben das Gefühl, keine Zeit für uns zu haben…

Haben diese Situationen bestimmte Gefühle in uns ausgelöst? Allem voran Stress und mangelnde Konzentration?

Stress kann uns lähmen und blockieren. Im Gegensatz zum motivierenden, positiven Stress, der uns anspornt, ist negativer Stress mit einer unserer größten persönlichen Saboteure. Denn er wirkt nicht nur auf unsere Psyche, sondern auch auf unseren gesamten Körper.

Wie können wir diesen also vermeiden? Betrachten wir unser eigenes Zeitmanagement: Was sind mögliche Ursachen für die Fehlkalkulation unserer Zeit?

Organisation

  • persönliche Desorganisation
  • unvollständige / verspätete Information
  • schlechte Planung

Struktur / Prozesse

  • unklare Zielsetzung
  • fehlende Prioritätensetzung
  • langwierige Besprechung
  • mangelnde Vorbereitung des Gesprächs
  • mangelhafte Geräte / Materialien

Andere Personen

  • telefonische Unterbrechung
  • unangemeldete Besucher

Ich selbst

  • Behinderung durch persönliche Verhaltensweisen
  • Arbeitswahn statt Innehalten
  • Aufschieben von Arbeiten
  • Schwierigkeit, Nein zu sagen

Auch die zur Norm gewordenen Ansicht, dass wir immer etwas zu tun haben müssten, um produktiv zu erscheinen, spielt in unseren persönlichen Stress hinein. Denn keine Zeit zu haben, gibt uns zwar das Gefühl, wichtig und gefragt zu sein, kann jedoch so enden, dass wir uns schnell übernehmen. Wir stufen uns als weniger wichtiger als unsere Umstände ein. Dabei ist eine Balance zwischen beidem viel effektiver. Wir wägen die Wichtigkeit der Dinge ab und definieren unsere Zeit selbst.

Was sind unsere Stressauslöser?

Neben den möglichen Ursachen gibt es auch für jeden Einzelnen von uns persönliche Stressfaktoren. Denn Stress ist stark von unserer persönlichen Wahrnehmung abhängig. Was beim Einen für Nervosität sorgt, ist für die Anderen vielleicht nichts Besonderes (Vorträge vor vielen Menschen ist dabei ein oft genanntes Beispiel). In diese Wahrnehmung spielen auch die persönliche Situation und äußere Einflüsse hinein.

Unsere persönlichen Stressauslöser bleiben jedoch der größte Faktor. Die eigenen Verhaltensweisen und Denkmuster tragen - bewusst oder unbewusst - am meisten dazu bei. Haben wir zum Beispiel eine zu hohe Erwartung an uns selbst, so wirkt das viel mehr auf uns ein, als das zu hohe Arbeitspensum.

Wer sich diesen (eigenen) Stressauslösern bewusst wird, kann die passenden Gegenmaßnahmen finden. Wie sieht unsere Liste aus?

Effektive Methoden des Zeitmanagements

Für den Stresshaushalts ist nach wie vor der wichtigste Punkt: Das eigene Zeitmanagement.

Zu diesem gehört die Übersicht der Aufgaben. Wie viele sind gerade aktuell? Welche können wir noch übernehmen? Welche nicht? Die Anzahl und die Dauer auf dem Schirm zu haben, lässt uns klar sehen, was das eigene Pensum ist.

Natürlich wollen wir als verantwortungsbewusster Mensch alle Aufgaben schaffen. Doch jeder Tag hat nur eine feste Zeit an Stunden. Zeit bleibt immer gleich. Und somit lässt sie sich selbst nicht verändern, sie lässt sich nur beeinflussen, mit den eingesetzten Ressourcen und Energien. Das umfasst unsere Haltung und Einstellung und unsere Planung und Organisation.  Reagieren wir oder agieren wir?

Verlassen wir Situation immer aufgeräumt? Sind alle Tasks verteilt, alles besprochen?

Was können wir noch tun, um Zeit besser zu beeinflussen?

Leistungskurve

Jeder Mensch hat seine individuelle Leistungsfähigkeit und sein eigenes Leistungsprofil mit eigenen Tagesverlauf. Sind Sie ein Morgen- / Abendtyp oder ein Tagmensch? Planen wir unsere Aufgaben für das Zeitfenster, indem wir am aktivsten sind. Bringen wir unsere Leistungskurve mit unseren Tasks in Einklang, dann arbeiten wir effizienter.

Sägeblatt-Effekt

Dieser Effekt beschreibt den Leistungs- und Konzentrationsverlust durch Ablenkungen. Reißen uns Telefonate, Gespräche oder unangemeldete Besucher aus unserer aktuellen Tätigkeit heraus, so benötigen wir jedes Mal wieder eine Anlauf- und Einarbeitungszeit.

Um dies so gering wie möglich zu halten, kann es helfen, sich Zeitfenster zu schaffen, in denen wir ungestört arbeiten können.

Konzentriertes Arbeiten en bloc geht, wenn wir unseren Kollegen signalisieren, dass wir gerade beschäftigt sind. Tür zu, Kopfhörer auf, offline gehen im Büro-Chat, Zeitfenster im Kalender blocken, etc.

Ressourcen bündeln

Was ist das Erste, das wir beim Arbeitsbeginn machen? Vielleicht einen Kaffee holen, aber dann? Einfach loslegen? Wieso nicht erst einen Schlachtplan überlegen? Nehmen wir uns die Zeit, um Tagesbeginn einen Überblick zu gewinnen. Welche Aufgaben stehen heute an? Was muss heute fertig werden? Welche neuen Projekte / Tasks könnte ich mir ansehen? Haben wir einen Überblick, so planen wir unseren Tag, unsere Strategie. Dies hat verschiedene Vorteile: Wir übersehen keine Aufgaben oder Deadlines und arbeiten durch gesetzte Ziele effizienter und konzentrierter. Dafür reichen schon 10 Minuten am Tagesbeginn.

Pufferzeiten

Wir können nicht in die Zukunft blicken. Unvorhergesehenes unterbricht immer wieder mal die Planung. Das ist kein Problem, wenn wir flexibel geplant haben und Pufferzeiten in unseren Tagesplan eingesetzt haben. Diese eigenen sich nicht nur für Unerwartetes, sondern auch wenn das Meeting mal länger gebraucht hat, oder wir einen Task noch intensiver bearbeiten möchten.

Zeit für Organisation

Das Zeitfenster, in dem unsere Leistungskurve unten ist, eignet sich prima, um sich um die Organisation zu kümmern. Räumen wir unseren Schreibtisch auf, machen die Ablage oder sortieren unsere Ordner. Auch dafür können wir uns ein festes Zeitfenster im Kalender eingetragen werden.

Deadlines

Setzen wir uns für unsere Aufgaben eine Deadline, so erledigen wir diese dringlich und schnell. Sie versauert nicht auf dem „Mach ich später“-Stapel.

5-Minuten-Direkt-Prinzip

Auch Kleinvieh macht Mist. Um diesen zu vermeiden, bietet sich dieses Prinzip an. Alle Aufgaben, die in fünf Minuten erledigt werden können, gleich machen. Damit können sie gleich in der mentalen Agenda abgehackt werden.

Akkus aufladen

Wir Menschen sind keine Maschinen. Heißt: Wir brauchen Pausen, um unsere Energien wiederherzustellen. Mindestens drei Mal am Tag eine 5-Minuten Pause hilft schon, die eigene Konzentrationsfähigkeit zu erhalten.

Routinen anpassen und Zeit richtig managen

Wirken wir auch auf unser Umfeld ein: Wie gehen unsere Mitarbeiter mit Zeit um? Verlaufen unsere Prozesse nach Zeitplan? Gabe es Verzögerungen? Wirken die Mitarbeiter gestresst?

Hier kommt Delegation ins Spiel. Routinieren wir Handlungen wie das Planen des Tages und regelmäßige Pausen, so werden diese zur Selbstverständlichkeit in der Arbeitsweise.

Wir können, unter Berücksichtigung des Tagesplans, Aufgaben und Verantwortungen übertragen mit dem Wissen, dass die Zeit dafür ist vorhanden ist. Über Feedback kann immer wieder abgeholt werden, wie die Mitarbeiter mit dem Aufgabenpensum zurechtkommen.

Wer hat ein gutes Zeitmanagement? Welches sind die besten Vorgehensweisen und Erfolgsfaktoren? Können diese einen Mehrwert für das ganze Team schaffen? Wie lassen sich diese in das Team kommunizieren, um eine Adaption anzuregen?

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Jeder von uns hat die gleiche Anzahl an Stunden und Minuten am Tag. Wie wir mit diesen umgehen, macht aus, ob wir im Stress versinken oder gelassen und effizient unsere Aufgaben erledigen.

Sei selbst der Planer deines Zeitmanagements. Sei der Regler zwischen Spannung und Entspannung.

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