Ob wir Ziele erreichen oder nicht, wird von vielen Faktoren beeinflusst. Einer großer davon ist, WELCHE wir uns setzen und WIE wir sie uns setzen.

Egal ob persönliche Ziele oder in der Delegation mit anderen, die Planung ist ein großer Bestandteil. Das Zielvereinbarungsgespräch kann helfen, den Rahmen für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse zu stärken.

Und das unabhängig von den gegebenen Strukturen.

Definition und Eigenschaften von Zielen

Ein Ziel ist ein angestrebter, zukünftiger Zustand, der gleichzeitig Orientierungsrahmen für alle zielführenden Handlungen ist. Es ist eine Zustandsbeschreibung, die im besten Fall verschiedene Eigenschaften haben soll:

  • positiv formuliert
  • präzise formuliert
  • schriftlich dokumentiert
  • terminiert
  • quantifiziert und/oder qualifiziert bestimmt
  • integriert (Zielrahmen)
  • widerspruchsfrei
  • realistisch erreichbar
  • Zielerfüllung überprüfbar

Um Ziele messbar zu setzen, können Messbarkeitskriterien, die Key Performance Indicator (KPIs), festgelegt werden. Diese können die Betriebskennzahlen wie unternehmerische Leistung, Effektivität und Wirtschaftlichkeit, oder aus Leistungskennzahlen sein.

KPIs bilden den Fortschritt oder den Erfüllungsgrad hinsichtlich der Zielsetzung ab und erleichtern das Monitoring und die Kontrolle. Ebenso ermöglichen sie eine Steuerung bei Abweichungen.

Ein klar definiertes Ziel schafft einen Kontext, innerhalb dessen es möglich wird, Strategien, Maßnahmen und Tätigkeiten zu jeder Zeit mit dem gewünschten zukünftigen Zustand abzugleichen.

Damit keine Zielkonflikte mit anderen Teams, Abteilungen, Ressorts oder Bereichen entstehen, braucht es ein gleiches Verständnis zwischen den Beteiligten.

Bei der Zieldefinition stellen sich diese Fragen:

  • Sind alle Beteiligten an Bord?
  • Sind wir auf dem richtigen Kurs?
  • Sind alle auf dem gleichen Kurs?

Somit schaffen Ziele Transparenz und ermöglichen eine Priorisierung und Fokussierung. Ebenso bieten sich mehr Führungs- und Steuermöglichkeiten für die Führungskraft und / oder den Verantwortlichen. Für die Mitarbeiter entstehen - durch Beteiligung bei der Zieldefinition - Verbindlichkeiten, Perspektiven, Eigenverantwortung und damit die Möglichkeit zur Entwicklung und Effizienz.

Das bedeutet, dass Ziele großen Einfluss auf die Unternehmenskultur haben.  Zielvereinbarungen unterstützen die Identifikation mit Verantwortung, Projekten und Aufgaben. Und diese Identifikation führt zu Motivation.

Ein gut formuliertes Ziel ist quasi ein „Zielfoto“ des angestrebten Zustands. Je konkreter, also schärfer, dieses „Foto“ ist, desto klarer kann auch unser Gesprächspartner sein Ziel erkennen und verstehen. Deswegen haben schwammige Aussagen wie „besser machen“ oder „mehr davon“ hier kein Platz. Formulieren wir genaue und klar messbare Ziele.

Die Herstellung einer Verbindlichkeit der Ziele lässt sich im Gespräch mit unseren Mitarbeitern am einfachsten durch Partizipation herstellen.

Diese können wir bewirken, indem wir

  • aufzeigen, dass Ziele für den Mitarbeiter Möglichkeiten zur Weiterentwicklung beinhalten
  • den Mitarbeiter sein Ziel selbst entwickeln, definieren und formulieren lassen
  • über Reviews von erzielten Ergebnissen Ziele formulieren.

Konkrete Formulierungen setzen auch im täglichen Ablauf Bezugspunkte zu vereinbarten Zielen. Durch klare Formulierungen können Abweichungen schneller wahrgenommen und konstruktiv damit umgegangen werden:  

Wann hast du zum letzten Mal einen „guten“ Fehler gemacht? Und daraus gelernt?

Eine Beispielsituation: Wir haben gerade ein gemeinsames Meeting verlassen und bemerken zu einem Kollegen „Sie hätten dem Kunden gegenüber ruhig konkreter werden können…“ An dieser Stelle wäre es besser, wenn wir selbst auch konkret werden…  „…stellen Sie nächstes Mal mehr offene Fragen.“ „Sprechen Sie ruhiger und langsamer.“ „Vertreten Sie den Standpunkt deutlich, freundlich und bestimmt.“

Das Zielvereinbarungsgespräch

Am besten lassen sich Ziele in einem Zielvereinbarungsgespräch festlegen und besprechen. Die Vorbereitung kann daraus bestehen, dass sich jeder Mitarbeiter eine persönliche Zielplanung entwirft.  Darin ist skizziert, auf welcher Weise er selbst zur Erreichung von seinen Zielen beitragen will, auf Grundlage der übergeordneten Abteilungs- und Unternehmensziele.

Das Gespräch selbst besteht aus 9 aufeinander folgenden Schritten.

1.Zieldefinition (Hauptziel)

Welche Ziele hast Du Dir gesetzt?

Wie lautet deren genaue Definition?

Wie ist die Zielerreichung messbar (KIPs)?

Was sind die Minimal– und Maximalanforderungen?

2.Teilzielbestimmung mit KPIs

Welche Teilziele leitest Du davon ab?

Wie sind diese messbar?

3.Zielführende Maßnahmen und Tätigkeiten

Wie willst Du bei der Zielverfolgung vorgehen?

Mit welchen Maßnahmen und Tätigkeiten willst Du Deine

Ziele erreichen?

Wie lässt sich der Erfolg der Maßnahme messen?

4.Budget / Ressourcen

Welche Ressourcen sind für die Maßnahmen nötig?

5.Mögliche Chancen, Hindernisse und Lösungsansätze

Welche Schwierigkeiten bei der Zielverfolgung sind möglich

und wie willst Du diese lösen?

Was sind die bestmöglichen Nebeneffekte der Zielerreichung?

6.Unterstützung

Welche Unterstützung benötigst Du von mir oder

anderen Bereichen, um Deine Ziele zu erreichen?

7.Vereinbarung

a) Zeit

Wann führen wir die Zwischenresümee-Gespräche?

b) Abweichungstoleranzen

Bei welchen Abweichungen oder Schwierigkeiten erfolgt

sofort eine Rückmeldung an mich?

8.Motivation

Die Überzeugung äußern, dass diese Planung - engagiert

umgesetzt - Erfolg haben wird und dem Zwischenresümee

mit Freude und Erwartung entgegengesehen wird.

9.Emotionales Befinden des Gesprächspartners

Wie gehst Du aus diesem Gespräch? Welches Gefühl hast Du,

wenn Du an Deine nächsten Ziele denkst?

Denn wird ein Zielvereinbarungsprozess verankert und gelebt, hat das mehrere Wirkungen:

  • Sicherstellen von Verantwortungsübernahme
  • Aufbau der Handlungskompetenz aller Beteiligten
  • Steigerung der Performance
  • Weiterentwicklung von Organisation, Struktur und Prozessen
  • Evolutionäre Unternehmenskultur
  • Klarheit in der Außenwirkung

Über definierte Ziele und messbaren Erreichungsgrad wird Raum für Entwicklungs- und Lernpotenzial, Innovation, Kreativität, erlebbare Erfolge und Identifikation eröffnet.

Wirkung des Zielvereinbarungsprozess

Werden die Bedingungen, der Weg und die Ziellinie klar definiert und dokumentiert, so ist der Weg geebnet. Sind mögliche Einflüsse berücksichtigt, die erfolgsentscheidenden Kriterien bekannt und ein Bewusstsein für mögliche Konsequenzen geschaffen, dann haben wir neben einem Plan auch noch die richtige Haltung. Und die Ausrüstung definiert sich über die abgestimmte Vorgehensweise.

Ein gut gepackter Rucksack! Unterstützt durch Motivation, Elan und Antrieb.

Dann ist der Weg nur noch zu gehen. …und Erfahrungen zu machen, die Aussicht und Begegnungen zu genießen!